Dans la vue détaillée de vos réservations, vous pouvez consulter les participants, les contacter, modifier des rendez-vous et annuler des rendez-vous si nécessaire. Vous pouvez également consulter vos rendez-vous passés et créer une facture pour un rendez-vous.
Dans cet article
Gérer les réservations
Vous trouverez tous vos rendez-vous directement dans la section Réservations de votre tableau de bord. Votre planning s’ouvre toujours sur le mois en cours.
- Utilisez le sélecteur de mois pour passer d’un mois à l’autre. Vous pouvez revenir à n’importe quel mois précédent et consulter jusqu’à 12 mois à l’avance.
- Cliquez sur Aujourd’hui pour revenir au mois en cours.
- Les rendez-vous qui ont déjà eu lieu sont regroupés sous Passés. Cliquez sur Afficher plus pour les voir.
Chaque carte de rendez-vous indique l’heure du rendez-vous. Un rendez-vous en cours est signalé par MAINTENANT. Pour les rendez-vous qui commencent bientôt, le nombre de minutes restantes s’affiche, par exemple dans 15 min.
Cliquez sur un rendez-vous pour ouvrir le panneau de détails à droite.
- Voir tous les participants
- Consulter les informations de contact
- Vérifier les détails de la réservation
- Voir le lieu du rendez-vous
Utilisez le bouton Contacter tous les participants pour envoyer un e-mail à toutes les personnes ayant réservé ce rendez-vous.
Créer une facture
Vous pouvez créer une facture pour un rendez-vous directement depuis votre planning.
- Allez dans Réservations dans votre tableau de bord
- Trouvez le rendez-vous dans votre planning
- Cliquez sur Créer une facture sur la carte du rendez-vous
- Finalisez votre facture dans l’éditeur de factures qui s’ouvre
Bon à savoir : Si vous n’avez pas encore configuré les paiements, la configuration des paiements démarre d’abord. Vous pouvez ensuite créer votre facture.
Modifier un rendez-vous
Vous pouvez modifier un rendez-vous directement dans le panneau de détails. La modification est disponible avec toutes les formules, y compris la formule gratuite Bookings Lite.
- Allez dans Réservations dans votre tableau de bord
- Cliquez sur le rendez-vous pour ouvrir le panneau de détails
- Cliquez sur Modifier
- Effectuez vos modifications
- Enregistrez vos modifications
Ce que vous pouvez modifier dépend du type de rendez-vous :
- Rendez-vous individuels et de groupe : les détails du rendez-vous
- Sessions fixes : le nombre de places
Important : Vos participants ne sont pas informés lorsque vous modifiez un rendez-vous. Le formulaire de modification vous le rappelle également. Si vos modifications concernent vos participants, informez-les vous-même, par exemple avec le bouton Contacter tous les participants.
Bon à savoir : Si vous annulez, cliquez en dehors du panneau ou sélectionnez Reporter avant d’enregistrer, il vous sera demandé de confirmer si vous souhaitez abandonner vos modifications non enregistrées.
Modifier ou reprogrammer ?
Utilisez Modifier pour changer les détails d’un rendez-vous. Pour déplacer un rendez-vous à une autre date ou une autre heure, utilisez plutôt Reporter. Vous trouverez cette option dans le menu trois points (⋮) du rendez-vous. La reprogrammation est disponible uniquement avec Bookings Essentials.
Contrairement à la modification, la reprogrammation envoie automatiquement à vos participants un e-mail avec la nouvelle date et la nouvelle heure.
Pour en savoir plus, consultez l’article Comment reprogrammer un rendez-vous dans Réservations ?
Ce que vous ne pouvez pas modifier
- Les rendez-vous passés
- Le nombre de places pour les rendez-vous à créneaux ouverts
- La durée d’un rendez-vous. Vous ne pouvez la changer ni avec Modifier, ni avec Reporter. Pour proposer une autre durée, créez plutôt un nouvel événement avec la nouvelle durée.
Bon à savoir : La modification d’un événement ne met pas à jour les rendez-vous existants de cet événement. Si vous souhaitez également changer ces rendez-vous, modifiez-les un par un.
Notifications
Vous recevez une notification par e-mail à chaque création ou annulation de réservation. Lorsque vous modifiez un rendez-vous, aucune notification par e-mail n’est envoyée.
Les participants saisissent leur nom et leur adresse e-mail lors de la réservation. Vous pouvez consulter ces informations dans les détails du rendez-vous.
Annuler un rendez-vous
Si vous devez annuler un rendez-vous, nous vous recommandons d’informer les participants à l’avance et de proposer des alternatives si nécessaire.
- Allez dans Réservations dans votre tableau de bord
- Ouvrez le rendez-vous concerné
- Cliquez sur le menu trois points (⋮)
- Sélectionnez Supprimer le rendez-vous
Le rendez-vous est supprimé et tous les participants sont automatiquement informés.
Important : La suppression d’un rendez-vous ne rembourse pas les paiements effectués par vos participants pour ce rendez-vous, et le remboursement d’un paiement ne supprime pas le rendez-vous. Si vous souhaitez rembourser un participant, faites-le séparément. Pour savoir comment procéder, consultez l’article Gérer les remboursements de vos paiements.
Bon à savoir : Les rendez-vous passés ne peuvent être ni reportés ni supprimés. Cela s’applique aussi aux rendez-vous auxquels un participant ne s’est pas présenté.