Avec les rappels de paiement automatiques, Paiements peut envoyer automatiquement des e-mails de rappel à vos acheteurs lorsqu’une facture approche de sa date d’échéance ou est déjà en retard. Chaque rappel inclut un lien « Payer maintenant » afin que vos clients puissent régler la facture immédiatement sans suivi manuel de votre part.
Activer les rappels automatiques
Les rappels de paiement automatiques sont désactivés par défaut et doivent être activés au préalable.
- Allez dans Paiements dans votre tableau de bord Jimdo
- Cliquez sur Paramètres → Notifications
- Activez Rappels de Facture
Une fois activés, des rappels seront envoyés pour toutes les factures ouvertes correspondant à votre planification configurée, y compris celles qui étaient déjà ouvertes avant l’activation.
Configurer votre séquence de rappels
Une séquence de rappels est une série d’e-mails programmés envoyés à des moments spécifiques par rapport à la date d’échéance de la facture.
Exemple de séquence :
- 3 jours avant la date d’échéance – rappel amical
- Le jour de l’échéance – rappel léger
- 14 jours après la date d’échéance – relance plus ferme
Modifier une étape de rappel
- Sélectionnez une étape existante
- Définissez le moment (jours avant ou après la date d’échéance)
- Modifiez l’objet et le message
Important :
Assurez-vous que votre planification de rappels correspond à vos conditions de paiement. Par exemple, si votre délai de paiement est de 8 jours, un rappel programmé 8 jours avant la date d’échéance peut être envoyé immédiatement ou ne pas être envoyé du tout.
Personnaliser les rappels avec des variables
Vous pouvez personnaliser vos e-mails de rappel à l’aide de variables. Ces espaces réservés sont automatiquement remplacés par les bonnes informations de facture lors de l’envoi.
Vous n’avez pas besoin de saisir les variables manuellement. Lors de la création ou de la modification d’un rappel, vous pouvez les insérer facilement en cliquant sur les boutons correspondants sous le champ de message.
Variables disponibles :
- Nom du client
- Numéro de facture
- Date de la facture
- Date d’échéance
- Jours de retard
- Montant total
- Montant dû
- Montant payé
- Lien de paiement
- Nom de votre entreprise
- Votre e-mail
- Votre téléphone
Exemple :
Bonjour, ceci est un rappel que la facture {{invoice_number}} d’un montant de {{invoice_amount}} arrive à échéance le {{due_date}}. Payer maintenant : {{payment_link}}
Optionnel : Activer le résumé des factures en attente
Dans les mêmes paramètres de notifications où vous avez activé les rappels automatiques, vous pouvez également activer un e-mail de résumé quotidien.
Ce résumé vous donne un aperçu des acheteurs qui recevront un rappel dans les 48 prochaines heures. Vous savez ainsi toujours ce qui sera envoyé avant que cela n’atteigne vos clients.
- Le résumé est optionnel et désactivé par défaut
- Il est envoyé uniquement lorsqu’il y a des rappels à venir
- Vous ne recevez pas d’e-mails les jours sans rappels programmés
Le lien « Payer maintenant »
Chaque e-mail de rappel inclut automatiquement un lien « Payer maintenant », même si vous ne l’insérez pas manuellement.
- Le lien mène à une page de paiement sécurisée
- Il est lié à une facture spécifique
- Il expire une fois la facture payée ou annulée
Quand les rappels s’arrêtent automatiquement
Paiements arrête automatiquement l’envoi des rappels lorsque :
- La facture est payée
- La facture est annulée
- Un paiement est déjà en cours
- L’acheteur n’a pas d’adresse e-mail
- Une étape de rappel a déjà été envoyée (chaque étape n’est envoyée qu’une seule fois)
Rappels automatiques vs. Renvoyer
Il existe deux façons d’envoyer des rappels :
Rappels automatiques
- Envoyés selon votre planification configurée
- Aucune action manuelle requise
Renvoyer (manuel)
Une action manuelle unique disponible pour chaque facture individuelle. Utilisez Renvoyer lorsque vous souhaitez envoyer un rappel immédiatement en dehors de votre planification automatique, par exemple après un appel avec un acheteur.
Important :
Si vous utilisez Renvoyer dans les 48 heures suivant l’envoi d’un rappel automatique, le prochain rappel programmé est ignoré. Cela évite que votre acheteur reçoive plusieurs rappels en peu de temps.
Comment utiliser Renvoyer
- Allez dans Paiements → Factures dans votre tableau de bord Jimdo
- Trouvez la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel
- Ouvrez le menu ⋮ (Plus d’actions) sur la facture ou ouvrez les détails de la facture
- Cliquez sur Envoyer un rappel maintenant
L’e-mail de rappel est envoyé immédiatement à l’acheteur.
Questions fréquentes
Les rappels sont-ils envoyés automatiquement à tous les clients ?
Non. La fonctionnalité est désactivée par défaut. Les rappels ne sont envoyés qu’après activation.
Pourquoi mon rappel n’est-il pas envoyé ?
Raisons possibles :
- La fonctionnalité n’est pas activée
- Le moment ne correspond pas à vos conditions de paiement
- La facture ne contient pas d’adresse e-mail de l’acheteur
- La facture est déjà payée ou annulée
- Le rappel a déjà été envoyé
Puis-je envoyer un rappel en dehors de la planification ?
Oui. Utilisez le bouton Renvoyer sur la facture pour envoyer un rappel manuel à tout moment.
Quelle est la différence entre Renvoyer et les rappels automatiques ?
Les rappels automatiques suivent votre planification. Renvoyer est une action manuelle unique.
Puis-je modifier le contenu de l’e-mail de rappel ?
Oui. Vous pouvez personnaliser l’objet et le message et utiliser des variables.
Chaque rappel inclut-il un lien de paiement ?
Oui. Chaque e-mail inclut automatiquement un lien « Payer maintenant ».
Que se passe-t-il si un acheteur paie après avoir reçu un rappel ?
Tous les rappels suivants s’arrêtent immédiatement.
Puis-je mettre en pause les rappels pour une facture spécifique ?
Oui, vous pouvez mettre en pause les rappels pour une facture spécifique. Pour ce faire, allez dans l’aperçu des factures, ouvrez le menu des options de la facture concernée et sélectionnez l’action appropriée pour arrêter les rappels.
Les mises en demeure formelles sont-elles prises en charge ?
Pas encore. La distinction entre rappels et mises en demeure formelles sera ajoutée à l’avenir.
Qu’est-ce que le résumé des factures en attente ?
Un e-mail récapitulatif quotidien optionnel indiquant quels acheteurs recevront un rappel dans les 48 prochaines heures. Vous pouvez l’activer dans Paramètres → Notifications avec les rappels automatiques. L’e-mail est envoyé uniquement lorsqu’il y a des rappels à venir.