Met automatische betalingsherinneringen kan Betalingen automatisch herinnerings e-mails naar je kopers sturen wanneer een factuur bijna vervalt of al vervallen is. Elke herinnering bevat een “Nu betalen” link zodat je klanten de factuur direct kunnen betalen zonder dat je handmatig hoeft op te volgen.
Automatische herinneringen inschakelen
Automatische betalingsherinneringen zijn standaard uitgeschakeld en moeten eerst worden ingeschakeld.
- Ga naar Betalingen in je Jimdo dashboard
- Klik op Instellingen → Meldingen
- Schakel Factuurherinneringen in
Zodra dit is geactiveerd, worden herinneringen verzonden voor alle openstaande facturen die overeenkomen met je ingestelde schema, inclusief facturen die al open stonden vóór activatie.
Je herinneringsreeks instellen
Een herinneringsreeks is een serie geplande e-mails die op specifieke momenten worden verzonden ten opzichte van de vervaldatum van de factuur.
Voorbeeldreeks:
- 3 dagen voor de vervaldatum – vriendelijke herinnering
- Op de vervaldatum – zachte herinnering
- 14 dagen na de vervaldatum – strengere opvolging
Een herinneringsstap bewerken
- Selecteer een bestaande stap
- Stel het tijdstip in (dagen vóór of na de vervaldatum)
- Bewerk het onderwerp en bericht
Belangrijk:
Zorg ervoor dat je herinneringsschema overeenkomt met je betalingsvoorwaarden. Als je betalingstermijn bijvoorbeeld 8 dagen is, kan een herinnering die 8 dagen vóór de vervaldatum staat direct worden verzonden of helemaal niet.
Herinneringen personaliseren met variabelen
Je kunt je herinnerings e-mails aanpassen met variabelen. Deze tijdelijke aanduidingen worden automatisch vervangen door de juiste factuurgegevens wanneer de e-mail wordt verzonden.
Je hoeft variabelen niet handmatig in te typen. Bij het maken of bewerken van een herinnering kun je ze eenvoudig invoegen via de knoppen onder het berichtveld.
Beschikbare variabelen:
- Klantnaam
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Vervaldatum
- Dagen te laat
- Totaalbedrag
- Openstaand bedrag
- Betaald bedrag
- Betalingslink
- Je bedrijfsnaam
- Je e-mail
- Je telefoonnummer
Voorbeeld:
Hallo, dit is een herinnering dat factuur {{invoice_number}} voor {{invoice_amount}} vervalt op {{due_date}}. Betaal nu: {{payment_link}}
Optioneel: Overzicht van openstaande facturen inschakelen
In dezelfde meldingsinstellingen waar je automatische herinneringen hebt ingeschakeld, kun je ook een dagelijkse overzichts e-mail activeren.
Dit overzicht laat zien welke kopers in de komende 48 uur een herinnering zullen ontvangen. Zo weet je altijd wat er wordt verzonden voordat het je klanten bereikt.
- Het overzicht is optioneel en standaard uitgeschakeld
- Het wordt alleen verzonden wanneer er aankomende herinneringen zijn
- Je ontvangt geen e-mails op dagen zonder geplande herinneringen
De “Nu betalen” link
Elke herinnerings e-mail bevat automatisch een “Nu betalen” link, zelfs als je deze niet handmatig toevoegt.
- De link leidt naar een veilige betaalpagina
- Deze is gekoppeld aan een specifieke factuur
- De link verloopt zodra de factuur is betaald of geannuleerd
Wanneer herinneringen automatisch stoppen
Betalingen stopt automatisch met het verzenden van herinneringen wanneer:
- De factuur is betaald
- De factuur is geannuleerd
- Er al een betaling in behandeling is
- De koper geen e-mailadres heeft
- Een herinneringsstap al is verzonden (elke stap wordt slechts één keer verzonden)
Automatische herinneringen vs. Opnieuw verzenden
Er zijn twee manieren om herinneringen te verzenden:
Automatische herinneringen
- Verzonden op basis van je ingestelde schema
- Geen handmatige actie vereist
Opnieuw verzenden (handmatig)
Een eenmalige handmatige actie beschikbaar voor elke individuele factuur. Gebruik Opnieuw verzenden wanneer je direct een herinnering wilt sturen buiten je automatische schema, bijvoorbeeld na een telefoongesprek met een koper.
Belangrijk:
Als je Opnieuw verzenden gebruikt binnen 48 uur nadat een automatische herinnering is verzonden, wordt de volgende geplande herinnering overgeslagen. Dit voorkomt dat je koper meerdere herinneringen in korte tijd ontvangt.
Hoe je Opnieuw verzenden gebruikt
- Ga naar Betalingen → Facturen in je Jimdo dashboard
- Zoek de factuur waarvoor je een herinnering wilt verzenden
- Open het ⋮ (Meer acties) menu bij de factuur of open de factuurdetails
- Klik op Nu herinnering verzenden
De herinnerings e-mail wordt direct naar de koper verzonden.
Veelgestelde vragen
Worden herinneringen automatisch naar alle klanten gestuurd?
Nee. De functie is standaard uitgeschakeld. Herinneringen worden pas verzonden nadat je deze hebt ingeschakeld.
Waarom wordt mijn herinnering niet verzonden?
Mogelijke redenen:
- De functie is niet ingeschakeld
- De timing komt niet overeen met je betalingsvoorwaarden
- De factuur heeft geen e-mailadres van de koper
- De factuur is al betaald of geannuleerd
- De herinnering is al verzonden
Kan ik een herinnering buiten het schema verzenden?
Ja. Gebruik de knop Opnieuw verzenden bij de factuur om op elk moment een handmatige herinnering te sturen.
Wat is het verschil tussen Opnieuw verzenden en automatische herinneringen?
Automatische herinneringen volgen je schema. Opnieuw verzenden is een eenmalige handmatige actie.
Kan ik de inhoud van de herinnerings e-mail bewerken?
Ja. Je kunt het onderwerp en bericht aanpassen en variabelen gebruiken.
Bevat elke herinnering een betalingslink?
Ja. Elke e-mail bevat automatisch een “Nu betalen” link.
Wat gebeurt er als een koper betaalt na een herinnering?
Alle verdere herinneringen stoppen onmiddellijk.
Kan ik herinneringen voor een specifieke factuur pauzeren?
Ja, je kunt herinneringen voor een specifieke factuur pauzeren. Ga hiervoor naar het factuuroverzicht, open het optiemenu van de betreffende factuur en kies de juiste actie om herinneringen te stoppen.
Worden formele aanmaningen ondersteund?
Nog niet. Het onderscheid tussen herinneringen en formele aanmaningen wordt in de toekomst toegevoegd.
Wat is het overzicht van openstaande facturen?
Een optionele dagelijkse overzichts e-mail die laat zien welke kopers in de komende 48 uur een herinnering ontvangen. Je kunt dit inschakelen via Instellingen → Meldingen samen met automatische herinneringen. De e-mail wordt alleen verzonden wanneer er aankomende herinneringen zijn.