Mit automatischen Zahlungserinnerungen kann Zahlungen automatisch E-Mails an deine Käufer senden, wenn eine Rechnung bald fällig ist oder bereits überfällig ist. Jede Erinnerung enthält einen „Jetzt bezahlen“-Link, damit deine Kunden die Rechnung sofort begleichen können, ohne dass du manuell nachfassen musst.
Automatische Erinnerungen aktivieren
Automatische Zahlungserinnerungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen zuerst aktiviert werden.
- Gehe zu Zahlungen in deinem Jimdo Dashboard
- Klicke auf Einstellungen → Benachrichtigungen
- Aktiviere Rechnungserinnerungen
Nach der Aktivierung werden Erinnerungen für alle offenen Rechnungen gesendet, die deinem festgelegten Zeitplan entsprechen, auch für Rechnungen, die bereits vor der Aktivierung offen waren.
Erinnerungsabfolge einrichten
Eine Erinnerungsabfolge ist eine Serie geplanter E-Mails, die zu bestimmten Zeitpunkten in Bezug auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung gesendet werden.
Beispielabfolge:
- 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum – freundliche Erinnerung
- Am Fälligkeitsdatum – sanfte Erinnerung
- 14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum – deutlichere Nachverfolgung
Einen Erinnerungsschritt bearbeiten
- Wähle einen bestehenden Schritt aus
- Lege den Zeitpunkt fest (Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum)
- Bearbeite Betreff und Nachricht
Wichtig:
Stelle sicher, dass dein Erinnerungszeitplan zu deinen Zahlungsbedingungen passt. Wenn deine Zahlungsfrist zum Beispiel 8 Tage beträgt, kann eine Erinnerung 8 Tage vor dem Fälligkeitsdatum sofort ausgelöst werden oder gar nicht.
Erinnerungen mit Variablen personalisieren
Du kannst deine Erinnerung E-Mails mit Variablen anpassen. Diese Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die richtigen Rechnungsdaten ersetzt.
Du musst Variablen nicht manuell eingeben. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Erinnerung kannst du sie einfach über die entsprechenden Buttons unter dem Nachrichtenfeld einfügen.
Verfügbare Variablen:
- Kundenname
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Tage überfällig
- Gesamtbetrag
- Offener Betrag
- Bezahlter Betrag
- Zahlungslink
- Dein Firmenname
- Deine E-Mail
- Deine Telefonnummer
Beispiel:
Hallo, dies ist eine Erinnerung, dass die Rechnung {{invoice_number}} über {{invoice_amount}} am {{due_date}} fällig ist. Jetzt bezahlen: {{payment_link}}
Optional: Übersicht offener Rechnungen aktivieren
In den gleichen Benachrichtigungseinstellungen, in denen du automatische Erinnerungen aktiviert hast, kannst du auch eine tägliche Zusammenfassungs E-Mail aktivieren.
Diese Übersicht zeigt dir, welche Käufer in den nächsten 48 Stunden eine Erinnerung erhalten werden. So weißt du immer im Voraus, was an deine Kunden gesendet wird.
- Die Übersicht ist optional und standardmäßig deaktiviert
- Sie wird nur gesendet, wenn Erinnerungen anstehen
- Du erhältst keine E-Mails an Tagen ohne geplante Erinnerungen
Der „Jetzt bezahlen“-Link
Jede Erinnerung E-Mail enthält automatisch einen „Jetzt bezahlen“-Link, auch wenn du ihn nicht manuell einfügst.
- Der Link führt zu einer sicheren Zahlungsseite
- Er ist mit einer bestimmten Rechnung verknüpft
- Er läuft ab, sobald die Rechnung bezahlt oder storniert ist
Wann Erinnerungen automatisch gestoppt werden
Zahlungen beendet das Senden von Erinnerungen automatisch, wenn:
- Die Rechnung bezahlt ist
- Die Rechnung storniert wurde
- Eine Zahlung bereits in Bearbeitung ist
- Der Käufer keine E-Mail-Adresse hat
- Ein Erinnerungsschritt bereits gesendet wurde (jeder Schritt wird nur einmal gesendet)
Automatische Erinnerungen vs. Erneut senden
Es gibt zwei Möglichkeiten, Erinnerungen zu senden:
Automatische Erinnerungen
- Werden basierend auf deinem festgelegten Zeitplan gesendet
- Keine manuelle Aktion erforderlich
Erneut senden (manuell)
Eine einmalige manuelle Aktion für jede einzelne Rechnung. Nutze „Erneut senden“, wenn du eine Erinnerung sofort außerhalb deines automatischen Zeitplans verschicken möchtest, zum Beispiel nach einem Telefonat mit einem Käufer.
Wichtig:
Wenn du innerhalb von 48 Stunden nach dem Versand einer automatischen Erinnerung „Erneut senden“ nutzt, wird die nächste geplante Erinnerung übersprungen. So wird verhindert, dass dein Käufer mehrere Erinnerungen in kurzer Zeit erhält.
So verwendest du „Erneut senden“
- Gehe zu Zahlungen → Rechnungen in deinem Jimdo Dashboard
- Finde die Rechnung, für die du eine Erinnerung senden möchtest
- Öffne das ⋮ (Weitere Aktionen) Menü bei der Rechnung oder öffne die Rechnungsdetails
- Klicke auf Jetzt Erinnerung senden
Die Erinnerungs E-Mail wird sofort an den Käufer gesendet.
Häufig gestellte Fragen
Werden Erinnerungen automatisch an alle Kunden gesendet?
Nein. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Erinnerungen werden erst gesendet, nachdem du sie aktiviert hast.
Warum wird meine Erinnerung nicht gesendet?
Mögliche Gründe:
- Die Funktion ist nicht aktiviert
- Der Zeitpunkt passt nicht zu deinen Zahlungsbedingungen
- Die Rechnung hat keine Käufer E-Mail-Adresse
- Die Rechnung ist bereits bezahlt oder storniert
- Die Erinnerung wurde bereits gesendet
Kann ich eine Erinnerung außerhalb des Zeitplans senden?
Ja. Nutze die Funktion „Erneut senden“ bei der Rechnung, um jederzeit eine manuelle Erinnerung zu senden.
Was ist der Unterschied zwischen „Erneut senden“ und automatischen Erinnerungen?
Automatische Erinnerungen folgen deinem Zeitplan. „Erneut senden“ ist eine einmalige manuelle Aktion.
Kann ich den Inhalt der Erinnerungs E-Mail bearbeiten?
Ja. Du kannst Betreff und Nachricht anpassen und Variablen verwenden.
Enthält jede Erinnerung einen Zahlungslink?
Ja. Jede E-Mail enthält automatisch einen „Jetzt bezahlen“-Link.
Was passiert, wenn ein Käufer nach einer Erinnerung bezahlt?
Alle weiteren Erinnerungen werden sofort gestoppt.
Kann ich Erinnerungen für eine bestimmte Rechnung pausieren?
Ja, du kannst Erinnerungen für eine bestimmte Rechnung pausieren. Gehe dazu zur Rechnungsübersicht, öffne das Optionsmenü der entsprechenden Rechnung und wähle die passende Aktion, um Erinnerungen zu stoppen.
Werden formelle Mahnungen unterstützt?
Noch nicht. Die Unterscheidung zwischen Erinnerungen und formellen Mahnungen wird in Zukunft hinzugefügt.
Was ist die Übersicht offener Rechnungen?
Eine optionale tägliche Zusammenfassungs E-Mail, die zeigt, welche Käufer in den nächsten 48 Stunden eine Erinnerung erhalten. Du kannst sie in Einstellungen → Benachrichtigungen zusammen mit automatischen Erinnerungen aktivieren. Die E-Mail wird nur gesendet, wenn Erinnerungen anstehen.